Narudžbenica ili bilješka o narudžbi je dokument koji kupac dostavlja prodavatelju kako bi zatražio određenu robu . U njemu se navode iznos koji se kupuje, vrsta proizvoda, cijena, uvjeti plaćanja i drugi važni podaci za komercijalni rad.

Na primjer: "Juana, uzmi narudžbenicu iz Martineza i pripremi narudžbu koja će biti preuzeta za jedan sat", "Narudžbenica je upravo stigla u vrijednosti od 5.000 dolara", "Ne razumijem što se dogodilo: tvrtka mi kaže da nikada nisu primili narudžbu za kupnju . "

Općenito, u narudžbenici se navodi mjesto i datum izdavanja, ime i adresa kupca i prodavatelja, porezni podaci, pojedinosti o naručenoj robi i uvjetima plaćanja i isporuke. Važno je pojasniti da ovaj dokument nije valjan kao račun .

Narudžbenica ima barem jedan duplikat, budući da je izvornik isporučen prodavatelju dok kupac zadržava duplikat. Na taj način oba imaju dokaz o operaciji koja će biti navedena: kupac, kako bi pokazao kakvu je robu zatražio; prodavatelja, pripremiti narudžbu i započeti proces naplate.

Ukratko, može se reći da je nalog za kupnju pisani zahtjev za određene proizvode po dogovorenoj cijeni i uz određene uvjete plaćanja i isporuke. To je odobrenje da kupac odobri da mu se dostavi račun za kupnju robe.

Poznat je kao otvoreni nalog za kupnju prema onome čija valjanost traje dok ga izdavatelj izričito ne otkaže. Treba napomenuti da se to može dogoditi i iz određenih specifičnih razloga, kao što je činjenica da uključeno sredstvo više ne postoji ili da je njegova tržišna cijena premašila ograničenje utvrđeno na početku ugovora. Korištenje otvorenog narudžbenice predstavlja nekoliko prednosti za tvrtke, od kojih su neke objašnjene u nastavku:

* Prije svega, nalog za kupnju olakšava zaposlenicima da izračunaju odgovarajuće razine zaliha, kao i da im pomognu u otkrivanju preciznije kada je potrebno napraviti novu narudžbu za opskrbu. Na strani kupca, omogućuje vam učinkovitiju kontrolu troškova korištenjem mjera štednje, kao što je trenutni inventar;

* Pružatelji usluga mogu znati da li konkurenti imaju jednake mogućnosti u poslovanju zahvaljujući licitiranju. Važno je zapamtiti da što je konkurencija točnija cijena za kupca će biti. Osim toga, to mu otvara vrata da s većom snagom utječe na pregovore, da za njega dobije povoljnije ugovore;

* budući da cijene otvorenog narudžbenice ostaju stabilne određeno vrijeme, to služi za borbu protiv potencijalne inflacije;

* Jedna od temeljnih točaka je sigurnost da ova vrsta naloga pruža dobavljačima i kupcima troškove uključenih usluga i robe. Postoji niz jamstava u vezi s cijenom, količinom, uvjetima plaćanja i zahtjevima isporuke koji stvaraju mir za obje strane;

* daje dobavljačima jamstvo da će periodično zarađivati ​​određeni prihod;

* kada je narudžba znatne veličine i kupac je važna tvrtka, prodavatelj može koristiti otvorene narudžbe za stvaranje kreditne linije;

* smanjuje vrijeme potrebno za narudžbe, budući da je postupak kupnje kodiran u otvorenom poretku, što kupcima omogućuje korištenje tog vremena za druge probleme.