Ideja opisa posla koristi se u području rada kako bi se uputili na dokumente koji detaljno opisuju zadatke i odgovornosti svojstvene svakom poslu . Potrebni zahtjevi, aktivnosti za razvoj, opseg izvršenja i odnos između različitih pozicija u organizaciji neki su od podataka koji su dio ove vrste dokumentacije.
Opis posla je alat koji tvrtka mora učinkovito razviti proces zapošljavanja zaposlenika . Predstavljajući sve što se odnosi na poziciju u pisanom obliku, kandidati već znaju točno što tvrtka treba i što nudi radniku.
Ukratko, opisom radnog mjesta želi se privući prave podnositelje zahtjeva, čime se skraćuje vrijeme potrebno za proces odabira. S druge strane, dokument definira položaj i zaposleniku daje referentni okvir koji izbjegava iznenađenja i nesporazume.
Iako ne postoje posebna pravila za njegov razvoj, opis posla treba sadržavati određene podatke koji se smatraju osnovnim. Naziv radnog mjesta, njegov položaj u strukturi poduzeća, njegovi hijerarhijski nadređeni, opseg djelovanja, ciljevi koje treba ispuniti, potrebna obuka i naknada neke su od stavki koje ne mogu nedostajati u opisu posla.
Važno je naglasiti da, osim njegove korisnosti u procesu zapošljavanja, opis poslova također može funkcionirati kao interni vodič, budući da omogućuje pravilno dijeljenje posla, dodjeljivanje odgovornosti i definiranje funkcija.
Općenito govoreći, možemo reći da opis radnog mjesta ima tri temeljna cilja:
* privući kandidate : kao što je gore navedeno, u opisu zadataka koje treba izvršiti i zahtjevima je ključ za one ljude koji se osjećaju sposobni ispuniti očekivanja tvrtke da kontaktiraju resorni odjel Ljudi (HR) kako bi dobili intervju. Važno je napomenuti da kandidati mogu biti i vanjski i unutarnji, odnosno pojedinci koji su već u tvrtki i koji žele mijenjati pozicije također ulaze u jednadžbu;
* definirati pozicije : u opisu posla postavljena su potrebna ograničenja kako bi se ocjenjivanje kandidata odvijalo uredno i bez gubitka vremena od strane bilo koje od stranaka. Precizna definicija funkcija služi i za one zaposlenike koji se žele uzdignuti, jer im omogućuje da uspostave niz ciljeva;
* upućivanje na upravu : posebno kako bi novi lideri razumjeli veličinu i stupanj odgovornosti koji se od njih očekuje.Postoje mnoge uobičajene pogreške koje tvrtke čine prilikom izrade opisa posla. Jedan od najčešćih je korištenje unutarnje terminologije, nešto što moramo izbjegavati svim sredstvima, jer je apsurdno očekivati od vanjskih kandidata da je razumiju; Što je tekst širi i neutralniji, bit će predstavljena veća raznolikost ljudi.
Još jedna vrlo uobičajena pogreška javlja se kada opis samo jedna osoba, pogotovo ako nema odgovarajuću ulogu; to bi trebala biti suradnja nekoliko odjela, osobito ljudskih resursa, kako bi se izrazili svi važni aspekti tog položaja.
Možda je najozbiljnija od svih pogrešaka nedostatak realizma, koji je predstavljen kada opisom posla određuje "nadljudsko", netko sa svim idealnim vještinama da razvija svoj rad bez kvarova, sa svim mogućim znanjima, bogato iskustvo i iskustvo u prestižnim tvrtkama. Ti ljudi neće pokucati na naša vrata, ako postoje; i ako to učine, trebali bismo se ozbiljno zapitati zašto su bez posla.