Pojam pomoćnog, koji potječe od latinske riječi auxiliāris, koristi se za kvalifikaciju osobe ili stvari koja pruža pomoć ili neku vrstu pomoći . Administrativni, s druge strane, aludira na ono što je povezano s upravom (čin organiziranja ili uređenja sredstava za postizanje cilja).

Pojam administrativnog pomoćnika odnosi se na radno mjesto ili radno mjesto koje postoji u većini poduzeća . Administrativni pomoćnik ima zadatak razvijati različite aktivnosti uprave tvrtke .

Administrativni pomoćnici obavljaju tipičan uredski rad: arhiviranje dokumenata, vođenje papirologije, upravljanje dnevnim redom itd. Obično su ti ljudi u službi hijerarhijskog nadređenog, pomažući mu da ispuni svoje zadatke.

Upravitelj tvrtke, na primjer, može zatražiti od administrativnog pomoćnika da prikupi sve račune kupljenih u posljednjem semestru kako bi analizirao troškove, jamstva koja su na snazi ​​i druge podatke . S druge strane, od administrativnog pomoćnika može se zatražiti da komunicira s klijentima koji registriraju dug prema tvrtki kako bi koordinirali kada bi skupljač mogao povući uplatu.

Administrativni pomoćnik mora, između ostalog, imati znanja o uslugama i dobavljačima kupaca, marketingu, komercijalnim tehnikama, standardima kvalitete, protokolu, odnosima s ljudima, dokumentaciji i informacijskoj tehnologiji. Što više znanja ima administrativni asistent, to bolje on / ona može razvijati svoj rad i što će više imati mogućnosti da raste u unutarnjoj strukturi organizacije.

Iako ponekad taj posao ne prima puno poštovanja od društva, budući da nije na visokoj hijerarhijskoj razini, potrebno je naglasiti da uredi nisu mogli funkcionirati ispravno i učinkovito ako ne bi bili administrativni pomoćnici . Širok i raznolik broj zadataka koje svakodnevno obavljaju treba razmotriti kako bi se shvatila njihova važnost.

Temeljna je prisutnost administrativnog pomoćnika u poduzeću čiji rad u velikoj mjeri ovisi o korištenju informacija i funkcioniranju administrativnih sustava. U nastavku ćemo pogledati neke od njegovih najznačajnijih funkcija:

* administrativna podrška : vrši se putem fotokopiranja dokumenata, arhiviranja, slanja poruka digitalnim sredstvima, telefonske pomoći, upravljanja unosom i registracije dolaznih poruka. Osim ovih specifičnih zadataka, nije neuobičajeno zamijeniti osoblje telefonske centrale i recepciju kad su oni odsutni;

* Upravljanje korespondencijom : iako se posljednjih desetljeća opseg fizičke korespondencije znatno smanjio zbog prenatrpanosti Interneta, tvrtke i dalje šalju i primaju pakete, a rad administrativnog pomoćnika ključan je za sve do odredišta;

* upravljanje datotekom : ova točka može dovesti do zabune, jer u velikim tvrtkama obično postoji određena pozicija za upravljanje datotekom . Međutim, kada opseg dokumenata nije toliko velik, administrativni pomoćnik može preuzeti odgovornost za naručivanje i pohranjivanje dokumenata za kasniju uporabu;

* kontrola osoblja : među njihovim zadacima u ovom području je evidencija o izostancima, radno vrijeme, prava na slobodne dane i potraživanja;

* transkripcija tekstova : uobičajeno je tražiti da se nacrt prenese na računalo ili prepiše snimak;

* računovodstvo : kao da sve navedeno nije dovoljno, neki administrativni pomoćnici imaju obvezu obavljati poslove kao što su priprema računa i obračun plaća, doprinos socijalnom osiguranju, odbitak poreza i trošak narudžbe.