Dijagram je dijagram koji prikazuje veze između različitih elemenata koji čine sustav ili skup. Ideja toka, u međuvremenu, može se odnositi na različita pitanja: u ovom slučaju nas zanima njezino značenje kao proces i posljedica toka (napredak, izlazak).

Prvo, moramo identificirati najvažnije ideje koje želimo uključiti u dijagram toka. To zahtijeva sudjelovanje i autora procesa i bilo koje osobe koja je na bilo koji način bila uključena u isti proces, ili čiji će rad biti relevantan u budućim fazama. Budući da podaci u dijagramu toka trebaju biti jezgroviti i dobro utemeljeni, samo oni koji imaju odgovarajuće tehničko znanje mogu ih odabrati i dodijeliti im odgovarajuće mjesto.

Kad smo identificirali teme kojima se treba baviti, vrijeme je da definiramo ciljeve koje namjeravamo postići stvaranjem dijagrama toka. To je obično u pozadini, unatoč tome što je temeljni aspekt svakog procesa: kako procijeniti učinkovitost sustava ako ga nismo pripremili sa skupom jasnih ciljeva od početka?

Slično prethodnoj točki, prije nego što ustupimo mjesto izradi dijagrama toka, moramo znati kome je upućena, koje su njezine potrebe i na koji način će se koristiti. Ako razmišljamo o satu povijesti, na primjer, jezik i izazovi neće biti isti za studenta kao za malo dijete, iako je predmet koji se treba tretirati isti.

To je također povezano sa stupnjem detalja informacija, nešto što moramo jasno definirati od samog početka, kako bismo izbjegli greške dosljednosti koje utječu na jasnoću materijala.