Od latinskog libera, knjiga je skup listova papira ili drugog materijala koji tvore volumen kroz povezivanje. Knjiga, općenito, ima 50 ili više stranica i pretpostavlja književni, znanstveni ili drugi rad.

U računovodstvu su knjige dokumenti u kojima se bilježi poslovanje ili kretanje novca neke organizacije.

Veći pridjev, s druge strane, može imati dva glavna tumačenja: ako se koristi kao komparativan, služi za opisivanje živog bića ili objekta, što ukazuje na to da je njegova dob, njegova važnost ili veličina veća od one drugog subjekta; S druge strane, ako se koristi kao superlativ, to znači da je imenica koju modificira najstarija, najrelevantnija ili najveća fizička, među ostalim mogućnostima, kao što je glavna .

To nam omogućuje da dođemo do definicije knjige, koja je knjiga u kojoj trgovac bilježi, po obvezi i ima, a prema redoslijedu datuma, sve tekuće račune s osobama ili objektima pod čijim su imenima otvoreni.

Knjiga prikazuje stranicu za svaki račun . Stranice su podijeljene u pet stupaca: Datum, Koncept, Mora, Kredit i Stanje . Zabilješka u knjizi mogla bi biti sljedeća:

RAČUN: Banke
DATUM: 04/06/2005
KONCEPT: 3/5 obročna otplata kredita za strojeve
MUST: 2.380, 50 USD (dvije tisuće tri stotine osamdeset pezosa i pedeset centi)
IMATE: -
BALANCE: - 6.082, 35 USD (minus šest tisuća osamdeset dva pezosa i trideset pet centi)

Ovaj zapis je poznat kao glavna knjiga jer uključuje sva kretanja podračuna . Svaki od računa stoga grupira nekoliko podračuna. Na primjer: račun klijenta prikazat će kretanje svih podračuna klijenata, račun Banke će učiniti isto s bankarskim institucijama, itd.

Tvrtke koriste glavne knjige za pohranjivanje detalja svake operacije koju svakodnevno obavljaju, bilježeći svaku transakciju kronološki i označavajući je kao kreditnu ili debitnu, prema potrebi. Sve financijske transakcije teku kroz glavnu knjigu, koja se također koristi za dobivanje raznih izvješća, kao što su račun dobiti i gubitka, izvještaji o dobiti i bilanci.

Prilikom izrade knjige, u osnovi postoje dva moguća načina: stjecanje jednog od nekoliko programa posebno dizajniranih za tu svrhu, ili korištenje naših omiljenih programa za proračunske tablice, kao što je Excel, i to ručno.

Koraci za izradu knjige u Excelu

Zatim predstavljamo jednostavni model knjige, koji možemo izraditi rukom za nekoliko minuta. Kada otvorimo Excel, moramo:

1) u ćelijama A1, B1, C1 i D1 upisati "Datum upisa", "Naziv računa", "Zaduženje / Kredit" i "Količina", respektivno;

2) u tim područjima uvesti financijske transakcije. Uzimajući kao primjer kupnju računalnih ulaza, moramo navesti datum, "računalne ulaze" kao Naziv računa, "D" u C2 kako bismo naznačili da je to debit i iznos u D2. Vrijedno je spomenuti da, iako vam svi programi za proračunske tablice omogućuju sortiranje zapisa po nekoliko kriterija (kao što je datum), preporučljivo je izravno unijeti kronološki redoslijed kako bi se izbjegla moguća zbunjenost;

3) kliknite na "Umetni", nakon čega slijedi "Dinamička tablica" (ovo se može neznatno razlikovati ovisno o verziji programa Excel);

4) držanjem lijeve tipke miša, odabirom svih redaka koji počinju s ćelijom B1, a završava posljednjom ćelijom stupca D koju smo dovršili;

5) kliknite na "Dalje", "Novi radni list" i "Završi";

6) da biste dovršili polje "Linija", lijevom tipkom miša kliknite polje "Naziv računa" i povucite ga u odgovarajući tekstni okvir;

7) slično prethodnoj točki, povucite "debit / kredit" i "iznos" u "stupac" i "podatak";

8) na alatnoj traci kliknite na "Dinamička tablica" i "Opcije tablice";

9) Odznačite okvir "Općeniti zbroji redova" i kliknite U redu da biste dovršili postupak.