Datoteka je dokument u kojem se bilježe određeni podaci (opći, bibliografski, policijski itd.). Datoteka (iz francuskog Ficha ) je obično male veličine i pravokutnog oblika, tako da se lako može pohraniti u datoteku. Na primjer: "Sada gledam karticu i potvrđujem u kojoj godini je ova knjiga objavljena", "Da biste se pridružili klubu, morate popuniti ovu karticu", "Maria će dodati nove informacije na vašu karticu" .

List ili kartica koja omogućuje kontrolu ulaza i izlaza iz djela poznata je i kao zapis. Trenutačno se te datoteke mogu upravljati i putem digitalnog dokumenta: "Šef je bijesan: upravo je analizirao datoteku mjeseca i otkrio da ste zakasnili šest puta", "Želio bih da kartica nestane kako ne bi bila odbijena sadašnjost " .

Česta upotreba spisa povezana je s registracijom glavnih obilježja knjige, izvješća ili istrage . Na taj način moguće je upoznati sadržaj određene publikacije samo čitanjem datoteke, što olakšava zadatke arhiviranja i pretraživanja informacija: "Datoteka mora sadržavati naslov djela, ime autora, datum izdanje i sažetak njegova argumenta ", " Oprostite, možete li mi pomoći? Ne mogu pronaći datoteku ove knjige . "

Papirne datoteke su prethodnici zapisa trenutnih baza podataka, koje se pohranjuju u memoriju računala. Iako je danas dovoljno imati dovoljno učinkovit procesor za pronalaženje željenih informacija u nekoliko sekundi (ovisno o količini baze i tehničkim specifikacijama opreme, minimalno vrijeme može biti djelić sekunde), pretraživanje u papirnim čipovima ovisio je o nizu različitih čimbenika.

S jedne strane, vještina osobe koja je odgovorna za pregledavanje datoteke bila je ključna za minimiziranje vremena pretraživanja; ali učinkovitost u toj fazi bila je beskorisna ako proces skladištenja nije slijedio dobro definiran red i strukturu. Organizacija datoteke mora se usredotočiti na potrebe onih koji će koristiti podatke koji su u njoj sadržani; stoga ne postoji dizajn koji bi radio u svim slučajevima.

Kao iu pripremi digitalne baze podataka, ne moraju sva područja biti bitna, ali je važno da su ona korisna; u suprotnom, oni podrazumijevaju nepotrebno trošenje prostora i negativno utječu na naručivanje i pretraživanje .

Na prvom mjestu, potrebno je imati polje koje dopušta da se dokumenti podnesu na uredan način; za to je moguće koristiti različite podatke, kao što je datum izrade, identifikacijski broj koji se povećava jedan po jedan, ili slovo. Ovisno o slučaju, moguće je kombinirati nekoliko metoda, kako bi se stvorila složenija organizacija ; Na primjer, razvrstajte žetone prema početnom imenu prezimena klijenta i, pak, do datuma registracije.

U drugom smislu, kartica je mali komad koji se koristi za otvaranje ili zatvaranje barijera, stavljanje u pogon određenih strojeva ili uspostavljanje komunikacije. U prošlosti, prije rođenja mobitela, jedini način da se telefonski pozove s ulice je bio putem javnih telefona, koji u početku nisu prihvaćali kovanice (kao što se događa danas) već posebno dizajnirane čipove, koji se mogu dobiti u određenim trgovinama.

Dijelovi koji se koriste u nekim igrama ili koji zamjenjuju kovanice u kockarnicama također dobivaju ime žetona: "Ja ću promijeniti više žetona za igranje ruleta", "Nećemo moći igrati domino jer sam izgubio nešto od čips . "