Acta je koncept koji dolazi iz latinskog jezika i može se koristiti u odnosu na različite vrste dokumenata . Prvo značenje koje se spominje u rječniku Kraljevske Španjolske Akademije ( RAE ) odnosi se na pisani zapis o onome što je raspravljano ili odobreno na skupštini, sastanku ili drugom tipu sastanaka.

Na primjer: "Moram pronaći zapisnik s posljednjeg sastanka dioničara: želim znati je li sporazum s kineskom vladom odobren od strane svih ili ne, " "Upravni odbor kluba je u zapisniku sa sastanka izjavio da institucija još nije dobila subvenciju koju su obećale vlasti ", " Prije odlaska, gospodo vlasnici, nemojte zaboraviti potpisati akt " .

Čin, u tom smislu, dopušta da se potvrdi i potvrdi ono o čemu se raspravljalo . Riječ je o formalnom izvoru koji se koristi na sastancima koji se sazivaju kroz pravne mehanizme. Obično se ti dokumenti čuvaju u minutnoj knjizi. Na taj način, zapisnik jednog kluba, koji navodi slučaj, sastoji se od zapisnika različitih sastanaka partnera.

Brojni su službeni sastanci koji zahtijevaju da se napravi evidencija, kao što je sjednica općinskog vijeća ili fakulteta. Bilo kako bilo, mora se uzeti u obzir da taj dokument priprema tajnik i da mora sadržavati niz relevantnih podataka:
-Dan, mjesto i datum kada se odvija to djelo.
- Popis imena i prezimena ljudi koji prisustvuju sastanku.
- Vrijeme početka sastanka.
- U tom slučaju, također je bitno da se prikupljaju intervencije svakog od sudionika.
- Kao što je i logično, nije manje važno da zapisnici moraju prikupiti sve donesene odluke i sporazume. U tom smislu, važno je naglasiti da se mora savršeno zabilježiti kako je glasovanje prošlo, za što je glasala svaka osoba i, naravno, s većinom da je postignut sporazum.
- Prijedlozi koji su također izneseni na sastanku također moraju biti zabilježeni, kao i svaka vrsta incidenta koji se može dogoditi tijekom istog.
-Konačno, vrijeme kada je sastanak zaključen mora biti uspostavljeno i morate donijeti i odgovarajuće potpise.
- Kada se zapisnik sačini, u slučaju plenarnih sjednica općina, jedan primjerak će biti dostavljen predstavnicima političkih stranaka kako bi oni dali odobrenje ili zatražili izmjene.

Čin je i službena potvrda o određenim događajima ili događajima: "Još nisam dobio potvrdu o smrti", "Prema rodnom listu koje su istražitelji pronašli, pisac je rođen 4. ožujka 1876. u Caracasu", " Da bih podnio zahtjev za kredit, moram predočiti svoj osobni dokument, potvrdu o vjenčanju i zadnju potvrdu o plaći . "

Određeni ugovori i sporazumi mogu se zvati zapisnicima, kao što su Jedinstveni europski akt (koji je doveo do stvaranja Europske unije ) i Akt o Uniji između Danske i Islanda (potpisan 1918. ).